Quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức hội nghị, hội thảo hướng đến nhiều mục đích khác nhau phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ; vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Ngoài ra sự kiện này còn mang ý nghĩa tri ân những khách trung thành và thu hút thêm sự khách hàng mới. Vậy làm thế nào để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công? Sau đây, BEESEA sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp và hiệu quả:

1. Tổ chức hội nghị, hội thảo là gì?

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức thường niên với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Các hoạt động chính trong hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Tổ chức hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.

2. Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến hiện nay

Hiện nay có khá nhiều hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo tùy thuộc vào mục đích chính của sự kiện. Trong đó có 5 hình thức hội nghị, hội thảo phổ biến sau:

• Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm để thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo khoa học, các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận với những người có cùng chuyên môn. Chính vì vậy, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.
• Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,..Bên cạnh đó sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Workshop thường có quy mô khá nhỏ, chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.
• Hội thảo du học: Đây là hội thảo giải đáp các thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học như chương trình học, học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường, những hội thảo du học sẽ có mục đích tìm kiếm khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.
• Tập huấn: Hình thức tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn.
• Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề này sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.
• Hội nghị khách hàng: Đây là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm với khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Hoạt động chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết; quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp cũng như thăm dò ý kiến khách hàng để phát triển hoạt động kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng sự gắn kết với khách hàng và thu hút khách hàng để tăng cường sức cạnh tranh.

3. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo cơ bản

Cách thức tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp bao gồm 7 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị, hội thảo
Bạn cần xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo
Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội thảo
• Nội dung chính của hội thảo
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
• Kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời
• Chương trình của hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo

• Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
• Truyền thông cho sự kiện
• In ấn tài liệu
• Phát thư mời cho khách mời

Bước 4: Tổ chức hội nghị, hội thảo

• Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo
• Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

• Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
• Ghi biên bản hội thảoThông báo kết luận của hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo

• Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo
• Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo

Đánh giá dựa trên:

• Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
• Kết quả hoạt động truyền thông

Trên đây là quy trình các bước tổ chức hội nghị, hội thảo cơ bản để đảm bảo hội nghị, hội thảo diễn ra thành công nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và thiết thực cho doanh nghiệp.

Với hơn 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện , BEESEA  đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện hội nghị, hội thảo cho các doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Chúng tôi chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp.