Hiện nay, tối ưu chi phí tổ chức sự kiện trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát ngân sách, vừa đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp và ấn tượng. Tìm hiểu bài viết dưới đây cùng BeeSea để khám phá các cách tối ưu chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm ngân sách mà vẫn đạt kết quả cao.

Vì sao nên dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Chi phí luôn đóng vai trò then chốt trong quá trình tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Việc tối ưu chi phí tổ chức sự kiện và kiểm soát ngân sách hợp lý thường là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp.

Chính vì vậy, việc xây dựng bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện là bước không thể bỏ qua. Công cụ này giúp doanh nghiệp chủ động phân bổ ngân sách, hạn chế rủi ro vượt chi, đồng thời đảm bảo các hạng mục được chuẩn bị đầy đủ và hiệu quả.

Khi lập bảng, người phụ trách cần liệt kê rõ ràng, cụ thể giá trị của từng hạng mục, bao gồm cả chi phí dự phòng, để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hỗ trợ tối đa cho quá trình tối ưu chi phí tổ chức sự kiện.

Quy trình tối ưu chi phí tổ chức sự kiện

Hiểu rõ từng bước trong quy trình tối ưu chi phí tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà vẫn đạt hiệu quả cao.

Xác định mục tiêu và phạm vi sự kiện

Trước khi bắt đầu lập ngân sách, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và phạm vi triển khai để có định hướng chi tiêu hợp lý. Việc xác định loại hình sự kiện, số lượng khách tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức giúp ước lượng chi phí sát thực tế, tránh lãng phí nguồn lực. Đây là bước nền tảng quan trọng để tối ưu chi phí tổ chức sự kiện, đảm bảo mọi khoản đầu tư đều mang lại hiệu quả và giá trị sử dụng cao.

Lập danh sách hạng mục chi phí

Khi đã xác định được phạm vi, doanh nghiệp cần liệt kê toàn bộ các yếu tố cấu thành sự kiện để xây dựng bảng dự trù chi tiết. Các nhóm chi phí phổ biến gồm:

• Địa điểm tổ chức: Phí thuê sảnh, phòng họp, bãi đậu xe, vệ sinh…
• Thiết bị kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, máy chiếu, sân khấu…
• Nhân sự sự kiện: MC, lễ tân, điều phối viên, đội kỹ thuật vận hành.
• Ẩm thực: Tiệc teabreak, finger food hoặc buffet. 
• Truyền thông – quảng bá: Thiết kế ấn phẩm, quảng cáo mạng xã hội, PR báo chí.
• Trang trí và POSM: Backdrop, standee, bàn check-in, photobooth…
• Quà tặng: Túi quà, voucher, sản phẩm mẫu.
• Chi phí pháp lý và phát sinh: Xin giấy phép, bảo hiểm sự kiện, các khoản dự phòng.

Ước lượng và đối chiếu chi phí thực tế

Khi đã có danh sách hạng mục, doanh nghiệp cần tiến hành ước lượng và đối chiếu chi phí thực tế. Hãy gửi yêu cầu báo giá, phân tích từng báo giá và chọn lựa phương án phù hợp nhất với kế hoạch tài chính. Việc ghi rõ đơn vị tính giúp dễ dàng theo dõi và điều chỉnh. 

Dự phòng chi phí rủi ro

Để tránh vượt ngân sách, cần luôn dành tối thiểu 10% tổng chi phí làm quỹ dự phòng. Khoản này giúp xử lý các tình huống bất ngờ như phát sinh thêm khách mời, thay thế thiết bị, hoặc thay đổi hạng mục do thời tiết. Việc chủ động dự phòng không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần tối ưu chi phí tổ chức sự kiện bằng cách hạn chế rủi ro tài chính phát sinh.

Quản lý và điều chỉnh ngân sách

Sau khi lập bảng dự trù, cần theo dõi và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và kiểm soát ngân sách hiệu quả. Có thể sử dụng các công cụ quản lý như Excel, Google Sheets, Notion để ghi nhận và theo dõi chi phí. Mỗi khoản chi thực tế nên được cập nhật ngay sau khi thanh toán nhằm tránh sai lệch số liệu. Đồng thời, nên định kỳ đối chiếu giữa chi phí dự kiến và thực chi để kịp thời điều chỉnh, hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Mẹo quản lý chi phí khi tổ chức sự kiện hiệu quả

Quản lý chi phí đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và tránh phát sinh ngoài dự kiến. Áp dụng các bước trong tối ưu chi phí tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và đạt kết quả tốt nhất. Dưới đây là một số mẹo hữu ích:

• Ưu tiên địa điểm tích hợp dịch vụ: Chọn những địa điểm đã bao gồm sẵn bàn ghế, âm thanh và ánh sáng cơ bản để tiết kiệm chi phí thuê thiết bị và thời gian lắp đặt. Một số khách sạn, trung tâm hội nghị hiện cung cấp gói thuê trọn gói từ 12–25 triệu đồng, đã bao gồm các hạng mục cơ bản, phù hợp cho sự kiện quy mô vừa và nhỏ.
• Đàm phán với nhà cung cấp: Luôn yêu cầu báo giá từ ít nhất 2–3 đơn vị để có cơ sở so sánh chi tiết. Khi làm việc, nên thương lượng giảm giá nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều dịch vụ cùng lúc hoặc có kế hoạch hợp tác lâu dài. 
• Tận dụng nguồn lực có sẵn: Không phải hạng mục nào cũng cần thuê ngoài. Doanh nghiệp có thể phân công nhân sự nội bộ đảm nhiệm các công việc đơn giản như đón khách, điều phối hậu trường hoặc hỗ trợ kỹ thuật nhẹ. Cách làm này vừa tiết kiệm chi phí, vừa tăng tính gắn kết trong đội ngũ.
• Cắt giảm chi phí không cần thiết: Hạn chế những khoản chi không mang lại giá trị rõ ràng cho người tham dự. Thay vì in ấn tài liệu giấy, có thể sử dụng mã QR để chia sẻ thông tin chương trình. Đồng thời, trang trí theo concept tối giản giúp tạo không gian hiện đại, tinh tế và tiết kiệm đáng kể ngân sách.

Xem thêm: Làm sao để tổ chức hội nghị khách hàng giúp gia tăng sự trung thành thương hiệu?

Tiết kiệm hơn với BeeSea Event

Tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp vừa đảm bảo chất lượng chương trình, vừa kiểm soát ngân sách hiệu quả. Hiểu được nhu cầu này, BeeSea triển khai quy trình tối ưu chi phí tổ chức sự kiện bài bản, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chiến lược, hạn chế chi phí phát sinh và đảm bảo mỗi sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp, ấn tượng.

Với dịch vụ trọn gói, bao gồm setup sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí và điều phối nhân sự, BeeSea Event giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành. Đây chính là nền tảng của BeeSea giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức sự kiện, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng, trải nghiệm khách mời và hiệu quả truyền thông của chương trình.

Bên cạnh đó, BeeSea Event cung cấp các giải pháp tư vấn chiến lược, tận dụng nguồn lực nội bộ và tối ưu các hạng mục không cần thiết. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tổ chức sự kiện trọn vẹn, chuyên nghiệp, mà còn đạt hiệu quả chi phí tối ưu, mang lại giá trị cao và bền vững cho mỗi chương trình.

Hy vọng qua những chia sẻ này của BeeSea, các doanh nghiệp sẽ tìm được cách tối ưu chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả, vừa tiết kiệm ngân sách, vừa đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp và ấn tượng.