Tổ chức sự kiện ngoài trời đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp, thương hiệu và cá nhân lựa chọn nhờ không gian mở, khả năng sáng tạo linh hoạt và trải nghiệm cảm xúc khác biệt. Từ team building công ty, family day, gala dinner đến lễ ra mắt sản phẩm hay sự kiện cộng đồng, mô hình sự kiện ngoài trời mang lại giá trị truyền thông và gắn kết cao nếu được triển khai đúng cách.
Trong bài viết này, BeeSea chia sẻ quy trình 6 bước tổ chức sự kiện ngoài trời hiệu quả, đồng thời phân tích ưu – nhược điểm, rủi ro thường gặp và cách tối ưu để sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Nhiều doanh nghiệp băn khoăn nên tổ chức sự kiện ngoài trời hay trong nhà để phù hợp với mục tiêu và ngân sách. Trên thực tế, mỗi hình thức đều có đặc thù riêng, tuy nhiên sự kiện ngoài trời đang chiếm ưu thế ở nhiều khía cạnh.
Sự kiện ngoài trời cho phép khai thác mặt bằng lớn, dễ dàng tổ chức chương trình từ vài trăm đến vài nghìn khách mà không bị giới hạn bởi trần, tường hay kết cấu cố định. Không gian mở giúp khách mời cảm thấy thoải mái, tăng khả năng tương tác và tham gia trọn vẹn các hoạt động.
Ánh sáng tự nhiên, cây xanh, gió trời hoặc không gian biển, hồ, sân cỏ tạo nên cảm xúc khác biệt so với hội trường kín. Đây là lợi thế lớn với các sự kiện team building, gala dinner ngoài trời, lễ cưới, lễ hội hay activation thương hiệu.
Thay vì chi phí thuê hội trường cố định, sự kiện ngoài trời cho phép linh hoạt ngân sách theo quy mô thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần đầu tư vào sân bãi, lều bạt, sân khấu, âm thanh – ánh sáng phù hợp. Nếu được tư vấn và triển khai đúng, chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời có thể tối ưu hơn so với sự kiện trong nhà.
Xác định rõ mục tiêu sự kiện, đối tượng tham dự, ngân sách, số lượng khách và concept chương trình. Với sự kiện ngoài trời, khâu lập kế hoạch cần tính đến yếu tố thời tiết và phương án dự phòng ngay từ đầu.
Địa điểm cần được khảo sát thực tế về mặt bằng, lối di chuyển, nguồn điện – nước, khu vệ sinh, khu vực đỗ xe và khả năng xin phép tổ chức. Việc đặt địa điểm sớm giúp chủ động lịch trình và chi phí.
Sân khấu, lều bạt, sàn, backdrop, hệ thống âm thanh – ánh sáng phải phù hợp với điều kiện ngoài trời, có khả năng chống gió, chống nước và đảm bảo an toàn kỹ thuật. Thiết kế cần bám sát concept để tạo dấu ấn thị giác.
Kịch bản cần phân bổ thời gian hợp lý, tính đến nhịp độ chương trình và trải nghiệm khách mời. Đồng thời, chuẩn bị sẵn phương án B trong trường hợp thời tiết thay đổi hoặc phát sinh sự cố.
Trong ngày diễn ra sự kiện, việc set-up cần được thực hiện sớm để kiểm tra toàn bộ thiết bị. Đội ngũ điều phối chịu trách nhiệm đón khách, vận hành chương trình, xử lý tình huống và đảm bảo tiến độ.
Sau sự kiện, tiến hành tháo dỡ, bàn giao mặt bằng, thu hồi thiết bị và đánh giá hiệu quả chương trình thông qua phản hồi của khách mời. Đây là bước quan trọng để rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
Mưa, nắng gắt, gió lớn hoặc sấm sét là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện ngoài trời. Giải pháp là theo dõi dự báo thời tiết sớm, chuẩn bị lều che, mái phủ, phương án chuyển địa điểm hoặc điều chỉnh kịch bản linh hoạt.
Không gian mở dễ phát sinh rủi ro về kiểm soát đám đông và tai nạn. Cần bố trí đội ngũ an ninh, y tế, kiểm tra địa hình và loại bỏ các yếu tố nguy hiểm trước khi sự kiện diễn ra.
Nguồn điện không ổn định hoặc thiết bị ảnh hưởng bởi thời tiết có thể làm gián đoạn chương trình. Việc chuẩn bị máy phát điện dự phòng, thiết bị chống nước và đội kỹ thuật trực xuyên suốt là bắt buộc.
Địa điểm xa trung tâm, thiếu tiện ích hoặc chưa hoàn tất thủ tục xin phép có thể gây chậm trễ. Doanh nghiệp cần khảo sát kỹ, xin phép sớm và chuẩn bị đầy đủ phương án hậu cần.
Việc lựa chọn địa điểm cần dựa trên mục tiêu sự kiện, đối tượng khách mời và khả năng vận hành thực tế.
BeeSea là đơn vị tư vấn và tổ chức sự kiện với kinh nghiệm triển khai nhiều chương trình sự kiện ngoài trời, team building, gala dinner, activation và lễ hội quy mô lớn. BeeSea tập trung vào giải pháp tổ chức phù hợp mục tiêu, tối ưu ngân sách và đảm bảo an toàn – trải nghiệm cho người tham dự. Mỗi sự kiện ngoài trời không chỉ là một chương trình, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tạo dấu ấn thương hiệu, gắn kết con người và lan tỏa giá trị một cách tự nhiên, bền vững.
.svg.png)
